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万博体育APPOA系统在A公司的应用
来源:未知 作者:MBX 日期:2019-11-26 18:33
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  OA 系统在 A 公司的应用 摘要 办公自动化, 简称 OA, 是一种先进的办公处理系统, 改变了传统方式下人们进行办公业务处理的方式, 实现了办公向无纸化的转变, 将企业各个部门的工作人员从繁重的办公事务管理中解放出来, 实现了办公效率和服务质量的提高。作为国家经济发展的基础部门, A电力公司在办公过程中采用了先进的 OA系统,但是随着时代的不断发展, OA 系统在应用过程中暴露除了一些问题, 影响了系统各项功能的发挥。 本文采用文献调查法和案例分析法对 A 公司 OA 自动化办公系统的应用进行研究, 首先介绍了课题研究的背景和意义, OA 自动化办公系统的发展现状...

  OA 系统在 A 公司的应用 摘要 办公自动化, 简称 OA, 是一种先进的办公处理系统, 改变了传统方式下人们进行办公业务处理的方式, 实现了办公向无纸化的转变, 将企业各个部门的工作人员从繁重的办公事务管理中解放出来, 实现了办公效率和服务质量的提高。作为国家经济发展的基础部门, A电力公司在办公过程中采用了先进的 OA系统,但是随着时代的不断发展, OA 系统在应用过程中暴露除了一些问题, 影响了系统各项功能的发挥。 本文采用文献调查法和案例分析法对 A 公司 OA 自动化办公系统的应用进行研究, 首先介绍了课题研究的背景和意义, OA 自动化办公系统的发展现状,存在的问题以及 OA 系统未来的发展前景; 然后介绍了 A 公司采用 OA 系统进行自动化办公的必要性和重要性, 并且就 A 公司中 OA 系统的应用现状进行了介绍, 给出了应用中存在的问题; 最后针对 A 公司的具体情况从员工意识、 管理方面、 系统评估方面以及计算机技能、 系统安全性等方面给出了 OA 系统进行优化的策略。 通过对 A 公司自动化办公系统的应用研究, 为 A 公司未来自动化办公系统的建设和改进提供了可以参考的意见, 为 A 公司服务质量的提供奠定了基础。 关键词: OA 系统; A 公司; 应用 Abstract Office automation, hereinafter referred to as OA, office is an advanced processing system, changed the traditional way people in office business processing , realize the transformation to the paperless office and keep the enterprise each department staff from heavy office affairs management, implement the office efficiency and improve the service quality. As the basis of national economic development department, A power company adopts the advanced in the process of office OA system, but with the continuous development of era, the OA system exposes some problems in the application process, influence the exertion of system functions. This article uses the method of literature investigation and case analysis for A company to study the application of OA office automation system, first introduced the research background and significance, OA office automation system development present situation, existing problems and prospects for the future development of OA system; Then introduces A company USES the necessity and importance of office automation OA system, and the present situation of the application of OA system in A company are introduced, the problems existing in the application is given; Finally according to the specific condition of A company from the aspects of staff awareness, management, system evaluation and computer skills, system security, and so on OA system optimization strategy is presented. Through the application research of office automation system, it provide reference opinions for A company in its construction of office automation system in future, which laid A foundation for the quality of service A company provides. Keywords: OA system; A company; application 摘要 .................................................................................................................................................. 1 第一章 绪论 ..................................................................................................................................... 5 1.1 选题背景与意义 .............................................................................................................. 5 1.2 研究内容及方法 .............................................................................................................. 5 1.3 论文的主要内容 .............................................................................................................. 6 1.4 论文章节安排 .................................................................................................................... 7 第二章 概念界定和理论基础 ......................................................................................................... 8 2.1 办公自动化的定义和特点 ................................................................................................ 8 2.2 OA 系统的国内外研究现状 ........................................................................................... 9 2.3 OA 系统的发展阶段 ........................................................................................................ 11 2.4 OA 系统的前景和发展 ................................................................................................ 12 2.4.1 办公自动化系统中存在的主要问题 ................................................................... 12 2.4.2 办公自动化系统的发展方向 ............................................................................... 13 2.5 工作流 .............................................................................................................................. 15 2.6 本章小结 .......................................................................................................................... 16 第三章 OA 系统的应用现状和功能需求分析 ............................................................................ 17 3.1 OA 系统在我国企业中的应用现状 ................................................................................ 17 3.2 OA 系统的两种设计架构 ................................................................................................ 18 3.2.1 C/S .......................................................................................................................... 18 3.2.2 B/S .......................................................................................................................... 18 3.2.3 B/S 的优势 ............................................................................................................. 19 3.3 OA 系统在企业中应用的必要性和重要性 ................................................................. 19 3.4 OA 系统的功能需求 ........................................................................................................ 21 3.4.1 业务需求 ............................................................................................................... 21 3.4.2 性能需求 ............................................................................................................... 22 3.5 本章小结 .......................................................................................................................... 23 第四章 OA 系统在 A 公司的应用 ............................................................................................... 24 4.1 A 公司企业介绍 ............................................................................................................ 24 4.2 OA 系统在 A 公司应用的现状 ....................................................................................... 24 4.2.1 登陆系统 ............................................................................................................... 25 4.2.2 相关功能 ............................................................................................................... 25 4.2.3 个人办公 ............................................................................................................... 26 4.2.4 人力资源管理 ....................................................................................................... 29 4.2.5 协同办公 ............................................................................................................... 30 4.2.6 公告发布 ............................................................................................................... 32 4.3 A 公司 OA 系统应用的目的 ........................................................................................... 33 4.4 OA 系统在 A 公司应用中存在的主要问题 ................................................................... 34 4.4.1 用户问题 ................................................................................................................ 34 4.4.2 市场问题 ............................................................................................................... 36 4.4.3 技术问题 ............................................................................................................... 36 4.5 本章小结 .......................................................................................................................... 37 第五章 A 公司 OA 系统应用的优化措施 ................................................................................... 38 5.1 形成无纸化办公意识 ...................................................................................................... 38 5.2 对 OA 系统进行总体规划 .............................................................................................. 38 5.3 管理能力的提升 .............................................................................................................. 39 5.4 引入第三方评估 .............................................................................................................. 40 5.5 提升员工计算机水平 ...................................................................................................... 40 5.5.1 基本模块的培训 ................................................................................................... 40 5.5.2 OA 系统操作的培训 ............................................................................................. 40 5.6 系统的维护 ...................................................................................................................... 41 5.7 安全性建设 ...................................................................................................................... 41 5.8 档案管理 .......................................................................................................................... 42 5.9 本章小结 .......................................................................................................................... 43 第七章 结论与展望 ....................................................................................................................... 44 7.1 结论 .................................................................................................................................. 44 7.2 展望 ................................................................................................................................... 44 参考文献......................................................................................................................................... 46 致 谢 ............................................................................................................................................ 47 第一章 绪论 1.1 选题背景与意义 信息化的发展改变了传统方式下人们的生产和生活, 人们获得信息的数量和途径也越来越多, 因此工作中需要处理的信息量也较大。 传统的数据交流、 传递和处理方法已经不能满足现代化企业对信息处理的需求, 导致企业领导在决策过程中不能够获得准确的数据支持, 在一定程度上降低了企业在市场中的竞争力。为了加快公司办事速度和效率, 人们开始使用现金的办公自动化系统。 据调查,目前大部分的企业基本上实现了网络办公自动化, 在企业经营过程中实现了人力资源的高效管理, 同时还降低了企业办公经费的支出, 成为企业管理中的核心部分, 对企业的发展带来了巨大的经济价值。 办公自动化由 80 年代末在我国提出, 到现在已有了二十年多年的发展历史。由于 intranet(企业内部网) 和 extranet(企业外部网) 的出现及其办公自动化相关技术的迅速发展, 带来了全球范围内市场竞争的日益加剧, 对于传统的办公和生活方式产生了巨大的冲击, 所有的企业都面临着严峻的挑战, 企业内的员工作为一个团队能否及时交流﹑ 获取各种相关信息, 从而高效地协同工作, 把握转瞬即逝的机会, 将成为在激烈的市场竞争中取胜的关键, 面对这样的形势, 越来越多的企业打算或正在将计算机网络技术引入到日常经营管理上来, 改变过去单纯的手工办公方式, 以便在企业内实现信息共享﹑ 协同工作乃至科学的管理和决策, 从而提高效率﹑ 增强企业的竞争力。 办公自动化系统(OA) 在企事业单位的应用, 能够较快企事业单位信息传递和处理的速度, 提高企业人力资源管理的效率。 OA 系统的应用使企业人力资源管理人员摆脱了传统手工操作的办公方式, 在很大程度上降低了员工的劳动强度, 最终实现了对企业人员数量的控制[1], 具有较高的应用价值。 1.2 研究内容及方法 本文通过研究 OA 系统在 A 公司的应用情况, 首先对 OA 系统的相关概念和理论进行介绍, 使人们了解 OA 系统的功能和价值; 然后介绍 A 公司目前的 经营情况以及办公中存在的主要问题; 最后介绍 OA 系统在 A 公司的应用情况以及应用效果。 论文研究中采用的主要研究方法有: (1) 文献综述法: 通过对国内外期刊中发表的 OA 系统文献的搜集、 整理和分析, 了解 OA 系统目前在企业办公中的应用情况, 为整个论文的研究奠定理论基础。 (2) 案例分析法 以 A 公司为研究对象, 介绍其办公中存在的主要问题, 并且介绍 OA 系统在 A 公司的应用情况。 1.3 论文的主要内容 本文是理论和实践工作的结合, 一方面研究自动化办公系统的功能需求, 另一方面研究研究自动化办公系统在 A 公司的应用情况。 在研究过程中采用的框架结构如下图 1-1 所示, 首先介绍了自动化办公系统的应用背景和研究的意义, 然后介绍了自动化办公系统的概念和特点, 并且介绍了 OA 系统在国内外的发展情况, 给出了系统应用的必要性和 OA 自动化办公系统中各项功能的需求分析。 最后文章以 A 公司为研究对象, 介绍了 OA 自动化办公系统在该公司的应用现状, 并且从公司、 技术和市场三个方面介绍了 OA 系统在该公司应用中存在的问题和相应的解决策略。 图 1‐1 论文研究过程中采用的框架结构 1.4 论文章节安排 论文写作过程中按照分析问题-解决问题的思路研究了 OA 系统在 A 公司的应用情况, 具体的章节安排如下: 第一章 绪论, 介绍论文研究的背景和意义, 对论文的整体结果框架进行了规划以及论文写作过程中的章节进行了安排。 第二章 概念界定和理论基础, 给出了办公自动化的定义和特点, 总结了 OA系统在国内外的研究现状以及发展阶段和发展前景。 第三章 OA 系统的应用现状和功能需求分析, 介绍了 OA 系统在我国大部分企业中的应用情况, 并且给出了企业对 OA 系统的功能需求进行了分析。 第四章 OA 系统在 A 公司的应用, 给出了 A 公司的简单介绍和 OA 系统在A 公司的应用情况以及存在的主要问题。 第五章 A 公司 OA 系统应用的优化措施, 给出了 A 公司 OA 系统在未来发展过程中应该采取的优化措施。 研究问题的提出相关文献的搜集和整理 OA 系统功能需求分析 OA 系统在 A 公司的应用 OA 系统的优化 结论 第二章 概念界定和理论基础 2.1 办公自动化的定义和特点 办公自动化, 简称 OA[2] [2] 王波.办公自动化系统设计[M].北京: 人民邮电出版社, 2003., 是利用先进的计算机技术和电子技术来完成公司各项业务的办理, 利用网络实现不同计算机之间的协同作业, 以提高工作人员的工作效率和质量, 同时辅助决策的制定, 实现办公的规范化和制度化运行[2-4]。 这是目前对OA 系统普遍采用的一个定义, 从广义上来说, 他能够进行除生产控制之外的所有信息的处理和管理, 且对于不同层次的用户, 其能够完成的工作内容不同。 对于公司领导来说, OA 系统是一种先进的决策支持系统, 利用其内容自带的数学模型, 对公司各项数据进行进行分析和处理, 辅助其进行各项决策的制定。 对于公司中层管理人员来说, OA 系统是一种信息管理系统, 能够帮助其从下属员工提交的所有数据信息中提取比较有用的信息, 实现对其部门工作的管理, 降低该部门经营风险和效率。 对于普通员工来说, OA 系统是一个业务处理系统, 能够帮对其进行各项业务的处理, 提高其工作效率, 改善其工作环境。 按照办公系统的功能不同可以将其分成事务型、 管理型和决策型三个不同的层次。 其中第一种类型的自动化办公系统能够完成企业中各个部门之间的文字处理、 各种报表信息管理、 文档管理以及电子邮件等等业务的处理; 第三种自动化办公系统是一种智能化的决策支持系统, 能够实现对公司数据的分析和决策功能; 第二种是上述两种信息系统的结合。 综上所述 OA 自动化办公系统具有如下特点: (1) 综合性 自动化办公系统在设计过程中采用了多种先进的技术, 如计算机技术, 通信技术, 行为系统理论以及系统理论等, 实现了多个学科之间的融合, 促进了各个不同学科之间的相互作用和影响。 (2) 人机结合 办公自动化系统的水平包括了系统水平和人员水平两个方面的因素, 只有二者都达到较高的水平, 才能保证自动化办公系统的高效利用。 一般情况下使用自 动化办公系统的主要人员包括了系统维护人员、 资料录入人员和技术顾问等。 系统工作所需要的支持设备主要有计算机和相关连接设备, 只有人和设备之间进行有效的对话, 才能够保证各项信息的正确处理, 实现企业办公的自动化。 (3) 提高效率 自动化办公系统在工作过程中利用计算机先进的数据处理能力和网络实时通讯能力, 实现了企业中各个部门之间信息的快速传递和快速数据处理和分析,提高了企业的工作效率。 (4) 多样性 采用自动化办公系统能够对公司的不同数据和文件进行处理, 这些文件或者数据的格式多种多样。 2.2 OA 系统的国内外研究现状 目前国外在 OA 系统的研究中处于领先地位, 产品的核心是实现知识管理,并且给出了大量进行知识管理的方法和途径, 取得了较好的研究成果, 得到了一系列使用的 OA 系统软件。 国外 OA 系统的研究开始于 19 世纪 70 年代, 其中比较有代表性的是 Lotus 公司, 其开发的 Notes 系统已经成为目前 OA 系统研究和设计中普遍采用的标准。 后来 IBM 公司根据企事业单位生产类型或者服务类型的不同, 在 OA 平台的基础上开发出了适合不同类型企事业单位使用的办公自动化系统。。 美国和日本是世界上较早应用 OA 系统进行各项办公业务处理的国家,在使用之初主要是利用 OA 系统进行简单的数据处理和分析。 OA 自动化办公系统中的其它功能是随着时代的不断发展而逐步建立起来的, 如 20 世纪末随着文字处理设备的发展, OA 自动化办公系统也得到了较大的发展。 OA 系统在我国的研究相对国外较晚, 是从上个世纪 80 年代开始的, 到现在为止经历了 40 年的发展时间。 虽然我国在 OA 系统中的研究已经取得了较大的成果, 但是跟国外发达国家相比还存在着很大的差距。 下面介绍比较有的代表性的研究成果。 刘雁[5]认为: 以前非常繁琐的行政公文会签,现在只要选择特定的流程后即可按顺序自动流转,节省了大量时间、 精力。 同时由于 OA 系统支持痕迹保留,支持 word 的多人修订功能, 使公文在流转过程中的意见、 批示、 更改全部保留,方 便日后的查询管理。 邓晋琦[6]也提出了 类似的观点: 办公自动化不仅可以提高个人办公效率, 更重要的是可以实现群体合作工作, 而且这种交流与协调几乎可以在瞬间完成。 许皓[7]以及 J. Stanley Warford[8]更加明确地阐明了办公系统有利于提高企业整体素质, 有利于提高企业的管理效率, 有利于提高企业的市场应变能力和创新能力, 有利于企业内部沟通和跨企业资源管理, 有利于降低企业运营成本, 优化组织机构, 有利于改善客户关系, 提高服务质量, 有利于优化产业结构, 促进企业实施国际化战略。 既然那多人学者推崇现代 OA 系统, 自然也有更多的企业投入到具体实践之中。 黄瑛[9]发现, 系统的运用, 使她们公司实行了 群体协同工作, 为企业全体员工提供帮助, 建立了企业与世界联系的渠道。 同时也将她们的工作流技术, 安全访问技术提升到了一个新的高度。 李晓燕(2008) 在中冶的实践中将整个办公系统不仅具备通用的办公功能模块、 友好的界面、 严谨的管理结构, 同时也让员工在使用时更加方便、 灵活、 易用。 系统功能全部在服务器端集中实现和管理, 系统维护升级难度和工作量明显降低, 并且进一步建立了 一套安全及权限控制机制, 使信息资源更加安全可靠。 条条大路通罗马, 在实现 OA 系统的道路中, 方式方法也层出不穷。 曹锐[10]通过 Lotus Domino 系统的编码里面, 将办公自动化的安全性进行重点突破, 最终提升了整个系统的物理安全性、 网络安全性、 服务器安全性、 信息安全性, 使企业的商业机密得到了最大程度上的保障。 吕华新(2008) 则是采用了 NET 框架对其公司的系统进行了 优化, 结合业务要求分析了 OA 系统中的办公业务流程的动态特性, 并对组成工作流的活动节点进行了扩充, 使得 OA 系统的工作流管理能够对复杂的办公业务流程表现出很强的适应性。 通过对工作流的可视化定义, 将工作流分解为静态流和动态流。 静态流将日常工作的流程固定下来, 让整个办公流程变得清晰、 简单; 随着业务的扩展, 可以通过对动态流的描述来满足新的业务需要。 吴昶则是采用 Notes 建立中小企业的 OA 系统, 最终该企业已基本实现了无纸化办公, 员工也一改以往陈旧的工作模式, 享受到了 网络所带来的现代化办公方式。 Clare Churcher[11]通过 SQL 技术也实现了现代化办公平台的软件建设。 当然, 万事万物也无完美, OA 系统也存在很多一些问题亟待改良。郑竑祥[12]发现, 在系统使用中, 因为流程的分割, 造成了大量的信息资源的浪 费, 同时为了员工办公的方便性, 连接 Internet 后又衍生了网络安全性问题。 最后因为系统是属于逻辑性很强的流程, 对于使用者也提出了 一些文化程度的要求。 不利于在制造一线展开。 何慧敏认为, 许多企业财务, 行政, 人事考勤等等均存在不同的系统进行管理,万博体育APP 这些软件没有与 OA 系统结合, 不利于信息资源的集成, 无法解决“信息孤岛” 的问题。 李芸婕[13]也有类似的观点, 她认为办公自 动化在我国发展的时间虽然较短, 办公系统已由原来简单的公文处理扩展到整个企事业单位的信息交换平台, 其功能已有极大的飞跃。 但是纵观市场上各种办公自 动化系统软件产品, 仍然有着不足的地方, 具体表现为: 开发手段单一, 平台依赖性严重; 为用户考虑的少, 软件的柔性构造功能较差; 开发商水平参差不齐, 部分软件产品质量不高; 对办公自动化系统的理解起点不高, 导致办公自动化系统与其他系统集成度差。 总之, 现在大部分针对企业特点进行设计的自动化办公软件还处于实践检验阶段, 系统功能的完善性和界面的友好性还需进一步进行完善。 人无完人, 自动化办公系统也如此, 完美的方案也是不存在的, 所以针对办公自动化系统我们也是持适用原则加以使用, 以求达到更好效率, 更优的质量, 并且随着时代不断发展的步伐, 自动化办公系统也会呈现出更多的功能, 为人们的工作提供更大的便利。 2.3 OA 系统的发展阶段 从 OA 系统引进以来, 我国政府部门就非常重视对 OA 系统的建设, 国务院成立了专门进行办公自动化系统研究的团队, 对 OA 系统研究过程中存在的问题进行了非常深入的探讨和研究, 并且针对我国的企事业单位的具体情况, 编写了相关参考书籍。 这些工作的进行说明我国办公自动化系统已经明确了未来的发展战略, 并且找到了适合我国特色的发展道路[14-16]。 随着近些年计算机的发展, OA 系统得到了更加广泛的应用, 其功能也不断增加, 经过分析和整理, OA 系统的发展一共有两个阶段[17]: 第一代 OA 系统是以数据处理为主要目的, 即我们常说的 MIS 系统, 利用计算机的数据快速计算能力和统计能力, 完成了对各类文档统计的自动化, 用来存储信息的各种载体也有纸质向电子化方向发展。 第一代 OA 系统在使用过程 中, 各个计算机之间不能够实现数据通信, 均独立工作, 协同性较差。 第二代 OA 系统是以工作流为核心, 基本上实现了企业中所有文件或者信息的电子发布和管理, 系统中采用的主要技术有协同工作、 数据库技术以及工作流等。 客服了第一代 OA 系统中不能协同工作的缺点, 强调各个计算机之间的相互配合[18]。 目前 OA 系统随着网络技术的发展进入了第三个发展阶段[19], 其中比较 有代表性的是 Web-OA 系统, 它采用先进的网络技术为基础, 在系统设计过程中采用模块化的设计方法, 实现了企业办公自动化。 在 Web-OA 系统的辅助下, 企业基本上实现了无纸化办公, 同时节省了各项业务所学人员的数量。 即便公司员工不在公司, 也可以方便的通过网络进入公司办公系统, 处理自己工作范围内的各项事务, 并且了解企业的最新工作动态[20]。 OA 软件的研究历史非常悠久, 到目前为止, OA 软件已经具备了非常强大的功能, 在企业日常办公事务的处理中起到了非常重要的作用。 国外比较著名的OA 软件生产厂家有 SAP、 Oracle、 IBM 和微软等, 国内比较著名的企业有用友、金蝶和东软等[21]。 这些公司生产的 OA 系统具有非常强大的办公能力, 如果按照其应用领域的不同将其细分, 还可以分成办公自动化、 人力资源管理、 知识管理、 生产制造管理以及财务管理等等。 按照软件不同维度, 还可以将 OA 系统划分成多个不同的办公自动化系统[22], 他们共同实现了对企业办公的自动化。 2.4 OA 系统的前景和发展 2.4.1 办公自动化系统中存在的主要问题 世界各国对自动化办公系统的研究已经非常成熟, 且出现了大量比较优秀的软件系统, 但是在使用过程中也出现了很多问题[23], 如: (1) 不符合中国国情: 企业中使用的大部分办公自动化系统都是国外公司开发的, 在开发过程中主要参考国外公司的运营模式和国外人员管理的特点。 我国企业在经营过程中采用的经营模式和管理方式跟国外相比存在着较大的差距,虽然在推向国内时, 这些软件系统经过了大量的调整, 但是其开发思路跟我国国情相差较多, 在使用过程中出现的问题也较多。 (2) 扩展性较差: 企业经营规模不断增加, 部门数量和职能也在不断发生变化, 这就要求办公自动化系统软件要根据企业的发展而发展, 即具有较好的扩展性能。 但是很多企业使用的办公自动化软件都是按照企业当前的发展规模定制的, 在开发过程中没有考虑到企业未来发展的需求, 导致企业发展后不得不重新购买 OA 系统软件, 给企业造成了人力、 物力和财力的损失。 (3) 安全性较差: 安全性是所有软件系统面临的一个主要问题, 也是阻碍计算机技术发展的关键。 当今网络技术的发展, 给计算机软件系统的应用带来了更大的威胁。 企业办公系统中存储了企业以及企业员工的很多信息, 对数据保密性的要求较高, 如果在网络中传输或者处理的过程中受到黑客的攻击, 将会给企业带来不可估量的损失。 (4) 规章制度不完善: 办公自动化系统跟其它类型的管理型软件不同, 它存储了大量具有法律效力的公文, 但是由于目前国内外在 OA 系统使用中没有建立相关的规章制度和法律规范, 不能够保证 OA 系统的正常运行。 (5) 跟传统办公方式相矛盾: OA 系统将先进的计算机技术引入到企业办公中, 摒弃了原来办公中纸质管理的模式, 这必然导致自动化办公和传统办公之间的矛盾。 特别是在一些机关事业单位, 其工作人员已经习惯了传统纸质公文处理方式, 对 OA 系统的使用存在较大的抵触心理, 如果要求其一下子就从纸质管理模式转向电子管理模式是完全不可能的, 影响了 OA 系统的推广和使用。 因此在 OA 系统推广时必须要做好对自动化办公系统的宣传工作, 提高员工对自动化办公系统的思想意识。 (6) 友好性较差: 由于软件自身的缺陷, 很多软件在使用过程中友好性较差, 人们在处理事务过程中往往显得手足无措。 企业在购买后要投入大量的人力成本进行软件使用方法的培训, 但是在应用过程中人们还是不能够很快的找到各项功能操作的入口, 且系统中有些功能设置的位置不符合人们的习惯, 导致人们在使用过程中具有较大的抵触性。 2.4.2 办公自动化系统的发展方向 计算机技术的发展带动了人类社会的快速发展, 近些年来网络技术和数据库技术的发展, 为办公自动化系统的应用提供了必备条件。 传统情况下的办公业务 指公司经营过程中所要进行的所有文字处理工作, 如文件的起草、 成文、 传递和存储等, 随着计算机技术的发展, 这些办公业务从传统的纸质处理转换到电子化。利用计算机先进的数据处理能力, 各项办公业务的处理速度得到了较大的提高。近些年来新的办公设备的出现为自动化办公系统提供了新的功能, 如打印机、 传真机等的应用, 为纸质文件的打印和异地传输提供了方便。随着移动业务的发展,办公自动化系统中增加了消息通知、 文件通知以及备忘录等功能, 当用户接收到消息后系统能够给予用户提醒, 并且用户可以设置备忘录, 辅助其完成各项工作。 目前办公自动化系统的发展已经到了第三个阶段, 基本上实现了网络化, 在其未来发展过程中其发展方向主要取决于企业办公的需求[24]。 近些年来可持续发展成为所有行业发展的目标, 也由此引发了对自动化办公系统的需求, 所以未来 OA 系统的主要发展方向为: (1) 集成化 集成化是 OA 系统未来发展的主要方向, 包括了硬件集成和软件接口集成等多个方面。 首先各项办公信息在不同计算机之间进行传递, 需要通过一个集成性较高的网络作为基础; 其次还要实现不同计算机之间数据信息的共享, 需要建立一个集成性较高办公自动化系统。 最后还要保证应用程度的高度集成化, 即自动化办公系统不但能够在相同环境中运行, 还能够在不同环境下运行, 且能够提供相同的显示界面。 (2) 智能化 企业经营过程中会形成大量的数据和文本信息, 工作人员在处理过程中需要消耗大量的时间和精力, 如果 OA 系统能够辅助用户进行一些基本信息的分析,使用户能够很快从企业经营信息中提取到有用的数据信息和规律, 提高工作人员的工作效率, 将会对企业产生较大的吸引力。 目前微软公司生产的 office 2007中已经提供了对数据的基本分析功能, 如按照数据的大小分别采用不同的颜色进行显示等。 相信在 OA 系统未来的发展过程中, 也会向 office 软件一样根据用户的基本需求, 事先完成对数据的分析和处理工作, 为各项决策的制定提供可以参考的依据。 (3) 网络化 随着网络化的发展, 自动化办公系统的网络化是其发展的必然趋势。 目前国 内部分自动化化办公系统已经完成了网络后办公, 但是还存在着很多需要改进的地方。 软件开发过程中可以参考美国 Google 公司推出的一些在线文档处理软件,office 软件业实现了跟互联网的无缝连接。 未来企业自动化办公系统的网络化也OA 系统的主要发展方向。 (4) 人性化 随着企业经营规模的扩大, 未来使用 OA 系统进行办公的人员原来越多。 受企业产品特点和经营方式的限制, 不同人员对自动化办公系统的需求也各不相同, 这就要求自动化办公系统必须不断向着人性化的方向发展, 按照企业需求的不同, 将其功能和模块进行快速组合, 彻底实现办公人性化管理。 即强调系统的开放性、 稳定性和易用性, 让人们能够更好的通过系统完成各项办公事务。 2.5 工作流 随着网络技术的发展, 信息能够方便在网络中进行传播, 常见的有电子邮件等, 使得信息技术得到了非常广泛的应用。 但是由于信息技术不能实现跟办公业务的结合, 导致管理信息系统在使用过程中存在着较大的局限性, 无法适应公司中各项业务办理流程的变化, 给自动化办公的发展带来了很大的困难。 目前企业中各个部门之间的沟通和协调占据了企业员工大部分的工作时间, 导致公司各个部门之间的工作效率较低。 因此如何解决办公系统中各个业务处理流程的自动化成为解决各个部门工作效率低的关键。 工作流是自动化办公领域中非常重要的部分, 是针对具有固定流程的业务而提出。 一个完整的工作流由完成一项工作所需要的所有任务以及他们之间的先后顺序、 条件和描述等组成, 它在使用过程中需要事先完成工作中任务、 角色和规则的制定, 并且对其执行情况进行实时监控, 以提高各项业务处理的效率。 OA 自动化办公系统中包括了顺序流、 分支流和汇合流三个主要工作流。 其中顺序流最为简单, 在工作过程中按照工作进行的顺序一步步来完成, 如进行公文传阅时, 它按照公文传阅发起人制定的公文传阅顺序一个个进行传递。 分支流将一项工作分成若干个不同的工作项, 然后分别进行数据的传递, 其中该工作项称为前继工作项, 后面的若干个工作项称为该工作项的后续工作项。 汇合流则是将多个工作项汇总到一个工作项。 分支流有三种不同类型的工作方式: 完全型、 定值型和条件型。 完全型是指所有的前继工作项任务均完成后, 才会执行后续工作项的任务或者内容, 如公司中比较重要的决策, 需要所有领导在文件上签字后才能被批准。 定值型则是前继工作完成后, 按照用户给定的 K 值执行第 K 个程序, 如需要多个领导审批的程序, 系统会根据申请表中设置的类型选择下一个需要进行签字的领导, 即 K 值。条件型在执行后续工作项之前需要对前继工作项的运行结果进行判断, 并且选择能够执行的后续工作项执行。 汇合型工作流包括完全型、 定值型和竞争型三种不同的类型, 完全型需要将所有前继工作执行完后, 再进行后续工作, 如只有所有传阅单位处理完相应的文档后才可以进行文档的归类和处理。 定值型中需要第 K 个前继工作完成后再执行后续工作项, 而不管前继工作项是否全部完成。 竞争型中只要有一个前继工作项完成, 即可执行后续工作项, 如公司业务的承办, 只要公司中任何一个部门完成承办工作后, 即可执行后继工作项。 2.6 本章小结 OA 自动化办公系统目前已经在各个企事业单位得到了非常广泛的应用, 本章主要介绍了 OA 系统办公自动化系统发展的现状, 给出了其技术研究的国内外现状, 并且对 OA 自动化办公系统为来的发展前景进行了展望, 主要向着集成化、智能化、 网络化和人性化的方向发展。 第三章 OA 系统的应用现状和功能需求分析 3.1 OA 系统在我国企业中的应用现状 OA办公自动化系统在企业经营过程中能够方便工作人员进行各项数据和文件信息的处理, 提高其工作效率和服务质量。 OA 自动化办公系统目前在国内大型企业中得到了非常广发的应用, 但是系统使用过程中的主要现状如下: (1) OA 系统中包含的大部分功能企业都没有应用, 工作人员只是用它来完成简单数据的分析和相关数据的电子存储, 系统中提供的很多功能都没有得到有效的应用, 造成了系统资源很大浪费。 OA 系统研究和开发的主要目的是为了提高企业在办公的效率和质量, 进而实现整个公司信息的共享。 通过 OA 系统的使用可以帮助一些企业优化其办公观念里的流程, 改进其内部组织结构。 但是我国目前使用 OA 系统主要是完成对各类办公文件的传播, 并且把文件的传递和处理作为 OA 系统开发的主要目的。 (2) 办公自动化系统的安全性问题还需进一步加强。 OA 系统的实现离不开网络的支持, 并且扮演着非常重要的角色, 如果一个 OA 系统只能够实现公司内部网络之间的数据共享和连接, 那么系统的功能和性能就会受到很大的限制,所以 OA 系统的实现必须要实现跟外部网络直接的连接。 为了保证系统中数据和文件的安全性, 必须加强对系统安全性的建设, 否则系统就不能够得到广泛的使用。 据调查, 我国大部分 OA 系统采用密码保护方式, 在一定程度上实现了对系统中数据的保护, 但是也给用户的使用带来了很多不便之处。 OA 系统使用的一个主要目的是实现无纸化办公, 即将公司的各类文件以电子形式存储, 信息外泄的可能性较大, 必须为系统用户配置合理的登陆方式、 权限以及安全的信息传输和发布方式。 (3) 普及率较低, 虽然大部分企业建立了自动化办公系统, 但是很多员工仍然愿意采用纸质办公模式。 传统纸质办公模式使用时间较长, 员工形成了一定的习惯, 使用起来非常得心应手, 所以对新的 OA 系统存在一定的抵触心理, 需要企业定期开展各种类型的培训, 提升员工的思想意识。 首先应该采取措施让员工了解 OA 系统的组成和能够完成的各项功能, 其次要让员工体会到 OA 系统跟 传统办公的优势, 最后通过培训提升员工的计算机水平和系统操作水平, 使其能够熟练应用自动化办公系统完成各项业务的处理。 3.2 OA 系统的两种设计架构 OA 自动化办公系统在设计过程中可以采用两种不同类型的软件架构, B/S和 C/S。 OA 系统在设计之初都是采用 C/S 软件设计架构, 随着网络技术的不断发展, C/S 架构的应用原来越多, 下面我们对这两种不同的软件设计架构进行介绍。 3.2.1 C/S C/S 是 OA 系统设计之初常采用的一种软件设计架构, 包括了客户端、 服务器和中间件三个主要组成部分。 使用过程中用户需要在其客户端安装相应的软件, 并且进行各项操作功能的申请; 服务器则完成对客户端请求的处理和相应;中间件负责实现客户端和服务器端之间的数据连接[25-26]。 B/S 软件设计架构在使用过程中大部分的工作都需要客户端来完成, 服务器只负责响应, 所以系统对客户端的硬件配置要求较高。 由于服务器不进行数据的处理, 故系统具有较快的响应速度。 客户端中安装的软件需要定期进行升级和维护, 以确保各个客户端之间数据的一致性, 后期维护成本较高。 3.2.2 B/S B/S 软件设计架构是在 C/S 的基础上发展起来的, 它是随着网络技术的不断发展而发展起来的一种新型软件设计架构, 主要有浏览器和服务器两个部分组成。 B/S 软件设计架构简化了系统工作过程中客户端的功能, 其物理形式也由计算机转换成了浏览器。 用户在使用过程中无需安装专门的应用程序, 只需通过网页即可完成对系统的操作, 系统中大部分的处理工作有服务器来完成, 系统的响应速度比 C/S 略微低, 但是系统设计完成后, 系统维护人员只需对系统的服务器进行维护即可, 无需对客户端进行数据升级和维护, 降低了 系统的使用成本。B/S 软件设计架构采用网页开发模式, 用户可以在任何时间, 任何地点通过网络访问系统, 且系统具有较好的扩展性能[27-28]。 3.2.3 B/S 的优势 B/S 和 C/S 软件设计架构相比, 具有以下几个方面的优势[29]: (1) B/S 软件设计架构对客户端计算机硬件设备的要求较低, 只要能够支持网页浏览即可, 用户不需要安装专门的应用程序即可进行系统各项功能的操作。 C/S 架构需要安装专门的应用软件系统, 给用户的使用带来了很大的不便。 (2) 系统通过 Web 网页浏览相关界面, 所有的数据都存储在系统的远程服务器上, 无需维护人员对客户端数据库进行定期维护, 只需将主要精力集中在服务器的设计和维护即可, 降低了系统维护所需费用。 同时数据在远程服务器上存储降低了系统数据被攻击的可能性。 C/S 软件设计架构下大部分数据存储在客户端,万博体育APP。 如果任何一个客户端遭到攻击, 都会造成数据的损失, 给公司运行带来不可估量的损失。 (3) B/S 架构下, 客户端被简化成一个个的浏览器, 只负责对界面的显示,无需进行任何数据的处理, 客户端的负荷量较小, 但是对服务器设备的数据处理能力要求较高, 要能够满足系统对实时数据响应的需求。 B/S 架构下用户对数据库的各项操作都要经过管理人员的审核才能够修改服务器中的数据库, 保证了数据库系统中数据的正确性和安全性。 (4) 改变了 C/S 软件中的两层结构, 采用三层软件体系结构, 一层负责数据的显示, 一层负责对数据库的访问, 一层进行数据之间的交换, 系统的稳定性能更高。 3.3 OA 系统在企业中应用的必要性和重要性 21 世纪是一个科技发展的世纪, 也是一个信息化普遍应用的世纪, 人们的生产和生活都离不开信息化的支持。 为了获得市场竞争的优势, 各种类型的企业和机构都在不断进行信息化改革, 建立符合企业特色的自动化办公系统, 以提高其服务质量和工作效率。 OA 系统的创建能够帮助企业将其内部需要处理的各项数据以及文件以电子形式进行采集、 处理和存储, 提高企业的办公效率, 这对一个企业来说是非常重要的。 通常情况下, OA 系统的应用对企业的必要...


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